با حفظ رویه‌های قانونی در تعیین حق امضاء به صورت مشخص این را اطمینان می‌دهد که تمامی امضاء‌ها و قراردادهای شرکت با رویه‌های قانونی همخوانی دارند و از نظر حقوقی معتبر هستند همچنین کنترل و مدیریت ریسک ، با تعیین حق امضاء به شخص اصلح در شرکت می‌تواند ریسک‌های مربوط به امضاء‌های غیرمجاز را کاهش داده و از وقوع مشکلات حقوقی و مالی جلوگیری کند  در اینصورت تسهیل در امور مالی به شیوه مشخص و دقیق فرآیندهای مالی شرکت را تسهیل می‌دهد و به مدیران اعتماد می‌دهد که تمامی تراکنش‌های مالی به درستی انجام شده و امنیت مالی شرکت حفظ شده است این فرایند با دستور جلسه تعیین حق امضاء  تدوین می‌شود ، که شامل موضوعاتی از جمله تعیین مدیرعامل یا اعضای هیئت مدیره برای تعیین حق امضاء می‌باشد که بنا بر ماهیت شرکت توسط مجمع یا هیئت مدیره ابلاغ و برگزار میشود طبیعتا  زمان و مکان برگزاری جلسه به سهامداران شرکت ، اعضای هیئت مدیره و  اعضای مجمع عمومی شرکت اعلام می‌شود .